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</o:shapelayout></xml><![endif]--></head><body lang=EN-AU link=blue vlink=purple><div class=WordSection1><p class=MsoNormal><span style='font-size:11.0pt;font-family:"Calibri","sans-serif";color:#1F497D'>Hi Gwendolyn,<o:p></o:p></span></p><p class=MsoNormal><span style='font-size:11.0pt;font-family:"Calibri","sans-serif";color:#1F497D'><o:p> </o:p></span></p><p class=MsoNormal><span style='font-size:11.0pt;font-family:"Calibri","sans-serif";color:#1F497D'>Stick with the underscore, a period can by certain programs be classed as an illegal character.<o:p></o:p></span></p><p class=MsoNormal><span style='font-size:11.0pt;font-family:"Calibri","sans-serif";color:#1F497D'><o:p> </o:p></span></p><p class=MsoNormal><span style='font-size:11.0pt;font-family:"Calibri","sans-serif";color:#1F497D'>Personally I think it makes the file name look messy using the period, because I am examining it in detail looking for the extension which comes after the last period it makes it hard to easily see, but could also cause further complications down the track.<o:p></o:p></span></p><p class=MsoNormal><span style='font-size:11.0pt;font-family:"Calibri","sans-serif";color:#1F497D'><o:p> </o:p></span></p><div><p class=MsoNormal><b><span style='font-size:10.0pt;font-family:"Arial","sans-serif";color:black'>Regards</span></b><span style='font-size:11.0pt;font-family:"Calibri","sans-serif";color:#1F497D'><o:p></o:p></span></p><p class=MsoNormal><span style='font-size:11.0pt;font-family:"Calibri","sans-serif";color:#1F497D'> <o:p></o:p></span></p><p class=MsoNormal><b><span style='font-size:10.0pt;font-family:"Arial","sans-serif";color:black'>Daryn </span></b><b><span style='font-size:11.0pt;font-family:"Calibri","sans-serif";color:#BFBFBF'><o:p></o:p></span></b></p><p class=MsoNormal><b><span style='font-size:11.0pt;font-family:"Calibri","sans-serif";color:#BFBFBF'> <o:p></o:p></span></b></p><p class=MsoNormal><b><span style='font-size:8.0pt;font-family:"Arial","sans-serif";color:#BFBFBF'>Arwarbukarl Cultural Resource Association Inc. Trading as:<o:p></o:p></span></b></p><p class=MsoNormal><b><span style='font-size:10.0pt;font-family:"Arial","sans-serif";color:#1F497D'>Miromaa Aboriginal Language and Technology Centre<o:p></o:p></span></b></p><p class=MsoNormal><b><span style='font-size:11.0pt;font-family:"Calibri","sans-serif";color:#BFBFBF'> </span></b><b><span style='font-size:11.0pt;font-family:"Calibri","sans-serif";color:#BFBFBF'><o:p></o:p></span></b></p><p class=MsoNormal><b><span style='font-size:10.0pt;font-family:"Arial","sans-serif";color:#0D0D0D'>P | 02 4927 8222    F | 02 4925 2185    E | </span></b><b><span style='font-size:10.0pt;font-family:"Arial","sans-serif";color:#1F497D'>daryn@acra.org.au    W | <a href="http://www.acra.org.au/">www.acra.org.au</a> & <a href="http://www.miromaa.com.au/">www.miromaa.com.au</a></span></b><b><span style='font-size:10.0pt;font-family:"Arial","sans-serif";color:#0D0D0D'><o:p></o:p></span></b></p><p class=MsoNormal><b><span style='font-size:10.0pt;font-family:"Arial","sans-serif";color:#0D0D0D'><o:p> </o:p></span></b></p><p class=MsoNormal><span lang=EN-US style='font-size:18.0pt;font-family:Webdings;color:#0D0D0D'>P</span><b><span lang=EN-US style='font-size:10.0pt;font-family:"Comic Sans MS";color:#0D0D0D'> </span></b><span lang=EN-US style='font-size:10.0pt;font-family:"Comic Sans MS";color:#0D0D0D'> </span><span lang=EN-US style='font-size:7.5pt;font-family:"Comic Sans MS";color:#0D0D0D'>Please consider the environment before printing this</span><span lang=EN-US style='font-size:10.0pt;font-family:"Comic Sans MS";color:#0D0D0D'> </span><span lang=EN-US style='font-size:7.5pt;font-family:"Comic Sans MS";color:#0D0D0D'>email</span><span style='font-size:11.0pt;font-family:"Calibri","sans-serif";color:#0D0D0D'><o:p></o:p></span></p><p class=MsoNormal><span style='font-size:11.0pt;font-family:"Calibri","sans-serif";color:#BFBFBF'> <o:p></o:p></span></p><p class=MsoNormal><i><span style='font-size:8.0pt;font-family:"Arial","sans-serif";color:#BFBFBF'>The Arwarbukarl Cultural Resource Association Inc. respects the privacy of individuals and strives to comply with all areas of the Privacy Act. The contents of this email are intended for the purpose of the person or persons named in either the "To" or "CC" boxes of the email. Any person not named in these boxes in receipt of this email should immediately delete this email and advise the sender accordingly.</span></i><span style='font-size:11.0pt;font-family:"Calibri","sans-serif";color:#1F497D'><o:p></o:p></span></p></div><p class=MsoNormal><span style='font-size:11.0pt;font-family:"Calibri","sans-serif";color:#1F497D'><o:p> </o:p></span></p><div><div style='border:none;border-top:solid #B5C4DF 1.0pt;padding:3.0pt 0cm 0cm 0cm'><p class=MsoNormal><b><span lang=EN-US style='font-size:10.0pt;font-family:"Tahoma","sans-serif"'>From:</span></b><span lang=EN-US style='font-size:10.0pt;font-family:"Tahoma","sans-serif"'> Gwendolyn Hyslop [mailto:glow@uoregon.edu] <br><b>Sent:</b> Tuesday, 4 May 2010 3:49 PM<br><b>To:</b> 'Resource-Network-Linguistic-Diversity'<br><b>Subject:</b> RE: Labelling and metadata<o:p></o:p></span></p></div></div><p class=MsoNormal><o:p> </o:p></p><p class=MsoNormal><span lang=EN-US style='font-size:11.0pt;font-family:"Calibri","sans-serif";color:#1F497D'>Dear RNLDers,<o:p></o:p></span></p><p class=MsoNormal><span lang=EN-US style='font-size:11.0pt;font-family:"Calibri","sans-serif";color:#1F497D'><o:p> </o:p></span></p><p class=MsoNormal><span lang=EN-US style='font-size:11.0pt;font-family:"Calibri","sans-serif";color:#1F497D'>Thanks so much for this discussion; I have appreciated following it. I’d like to add to it by asking one small question. There has been discussion about not using capital letters or spaces in files names, but I am wondering about the use of periods (.) as a way to separate information in file names, as opposed to an underscore (_) or hyphen (-). In other words,  is there any known problem with doing something like: KS2009.09.19.01.wav, as opposed to KS2009_09_19_01.wav?<o:p></o:p></span></p><p class=MsoNormal><span lang=EN-US style='font-size:11.0pt;font-family:"Calibri","sans-serif";color:#1F497D'><o:p> </o:p></span></p><p class=MsoNormal><span lang=EN-US style='font-size:11.0pt;font-family:"Calibri","sans-serif";color:#1F497D'>Best,<o:p></o:p></span></p><p class=MsoNormal><span lang=EN-US style='font-size:11.0pt;font-family:"Calibri","sans-serif";color:#1F497D'>Gwen<o:p></o:p></span></p><p class=MsoNormal><span lang=EN-US style='font-size:11.0pt;font-family:"Calibri","sans-serif";color:#1F497D'><o:p> </o:p></span></p><p class=MsoNormal><span lang=EN-US style='font-size:11.0pt;font-family:"Georgia","serif";color:#1F497D'>=====<o:p></o:p></span></p><p class=MsoNormal><span lang=EN-US style='font-size:11.0pt;font-family:"Georgia","serif";color:#1F497D'>Gwendolyn Hyslop<o:p></o:p></span></p><p class=MsoNormal><span lang=EN-US style='font-size:11.0pt;font-family:"Georgia","serif";color:#1F497D'>Department of Linguistics<o:p></o:p></span></p><p class=MsoNormal><span lang=EN-US style='font-size:11.0pt;font-family:"Georgia","serif";color:#1F497D'>1290 University of Oregon<o:p></o:p></span></p><p class=MsoNormal><span lang=EN-US style='font-size:11.0pt;font-family:"Georgia","serif";color:#1F497D'>Eugene, OR 97403, USA<o:p></o:p></span></p><p class=MsoNormal><span lang=EN-US style='font-size:11.0pt;font-family:"Georgia","serif";color:#1F497D'>+1-541-505-1594 (USA)<o:p></o:p></span></p><p class=MsoNormal><span lang=EN-US style='font-size:11.0pt;font-family:"Georgia","serif";color:#1F497D'>+975-1776-2177 (Bhutan)<o:p></o:p></span></p><p class=MsoNormal><span lang=EN-US style='font-size:11.0pt;font-family:"Georgia","serif";color:#1F497D'><a href="http://www.uoregon.edu/~glow">http://www.uoregon.edu/~glow</a><o:p></o:p></span></p><p class=MsoNormal><span lang=EN-US style='font-size:11.0pt;font-family:"Calibri","sans-serif";color:#1F497D'><o:p> </o:p></span></p><p class=MsoNormal><span lang=EN-US style='font-size:11.0pt;font-family:"Calibri","sans-serif";color:#1F497D'><o:p> </o:p></span></p><p class=MsoNormal><span lang=EN-US style='font-size:11.0pt;font-family:"Calibri","sans-serif";color:#1F497D'><o:p> </o:p></span></p><div style='border:none;border-top:solid #B5C4DF 1.0pt;padding:3.0pt 0cm 0cm 0cm'><p class=MsoNormal><b><span lang=EN-US style='font-size:10.0pt;font-family:"Tahoma","sans-serif"'>From:</span></b><span lang=EN-US style='font-size:10.0pt;font-family:"Tahoma","sans-serif"'> Peter Austin [mailto:pa2@soas.ac.uk] <br><b>Sent:</b> Monday, May 03, 2010 10:28 PM<br><b>To:</b> Alex Francois<br><b>Cc:</b> Resource-Network-Linguistic-Diversity; munanga@bigpond.com<br><b>Subject:</b> Re: Labelling and metadata<o:p></o:p></span></p></div><p class=MsoNormal><span lang=EN-US><o:p> </o:p></span></p><p class=MsoNormal><span lang=EN-US>Alex<o:p></o:p></span></p><div><p class=MsoNormal><span lang=EN-US><o:p> </o:p></span></p></div><div><p class=MsoNormal><span lang=EN-US>Here's a possible solution.<o:p></o:p></span></p></div><div><p class=MsoNormal><span lang=EN-US><o:p> </o:p></span></p></div><div><p class=MsoNormal><span lang=EN-US>In your Excel metadata sheet add a column called 'file' and for each row go to the Insert Menu > Hyperlink and you can insert a hyperlink to the relevant file (with its short unique ID) -- in Windows Control-K is the shortcut for this. Save your Excel file. When you click on this cell now the file will be opened by the software that you have associated with it (eg. 2010-05-04.prj will open with Toolbox etc -- you might get a warning from Excel about the dangers of opening the file but that's just Microsoft being helpful). <o:p></o:p></span></p></div><div><p class=MsoNormal><span lang=EN-US><o:p> </o:p></span></p></div><div><p class=MsoNormal><span lang=EN-US>So, Excel has a function that does what you said you do manually:  "</span><span class=apple-style-span><span lang=EN-US style='font-family:"Arial","sans-serif"'>try and identify the string of digits which I'm looking for, write it down, then try and access the recording among hundreds of files, essentially in a non-automatic way". This is the solution David Nathan was alluding to in his post. (You can also do this in HTML if you prefer that over Excel.)</span></span><span lang=EN-US><o:p></o:p></span></p></div><div><p class=MsoNormal><span lang=EN-US><o:p> </o:p></span></p></div><div><p class=MsoNormal><span class=apple-style-span><span lang=EN-US style='font-family:"Arial","sans-serif"'>If you set up your Excel columns with the semantic fields that are useful to you (ie. the ones you listed out for us) then simply sort on whatever column you like. find what you're after and click the hyperlink to open the file. You can easily add new columns, like "Have you transcribed this file yet?" or "Date of last checking of this file" etc. and then use them to sort and access you data files.</span></span><span lang=EN-US><o:p></o:p></span></p></div><div><p class=MsoNormal><span lang=EN-US><o:p> </o:p></span></p></div><div><p class=MsoNormal><span class=apple-style-span><span lang=EN-US style='font-family:"Arial","sans-serif"'>As David suggested in his post, this is an information management system solution to the problem. The SIL promise-ware that was mentioned in an earlier post is a packaged application solution.</span></span><span lang=EN-US><o:p></o:p></span></p></div><div><p class=MsoNormal><span lang=EN-US><o:p> </o:p></span></p></div><div><p class=MsoNormal><span class=apple-style-span><span lang=EN-US style='font-family:"Arial","sans-serif"'>I think this kind of "dirty laundry confessions" is really useful for us to share experiences and solutions that work for each of us, so thanks Alex. It's the kind of "bottom up" development of good practice ideas that I find valuable from a forum like this one.</span></span><span lang=EN-US><o:p></o:p></span></p></div><div><p class=MsoNormal><span lang=EN-US><o:p> </o:p></span></p></div><div><p class=MsoNormal><span class=apple-style-span><span lang=EN-US style='font-family:"Arial","sans-serif"'>Best,</span></span><span lang=EN-US><o:p></o:p></span></p></div><div><p class=MsoNormal><span class=apple-style-span><span lang=EN-US style='font-family:"Arial","sans-serif"'>Peter</span></span><span lang=EN-US><o:p></o:p></span></p></div><div><p class=MsoNormal><span lang=EN-US><o:p> </o:p></span></p><div><p class=MsoNormal><span lang=EN-US>On 4 May 2010 14:43, Alex Francois <<a href="mailto:Alexandre.Francois@vjf.cnrs.fr">Alexandre.Francois@vjf.cnrs.fr</a>> wrote:<o:p></o:p></span></p><div><p class=MsoNormal><span lang=EN-US style='font-size:13.5pt'>dear Greg, dear all,<br><br>Useful thread indeed. <br>I am especially curious about the contrast suggested in the earlier discussion, between trying to include semantics in filenames, vs using opaque filenames and then search a database.<br><br>The reason is, during the last decade, I have experienced the two ends of the spectrum, and I'm not sure where I should stand now.  <br><br>For many years, I had taken the habit of naming my audio files with maximally informative (and therefore rather long) names, such as:</span><span lang=EN-US><o:p></o:p></span></p><ul type=disc><li class=MsoNormal style='mso-margin-top-alt:auto;mso-margin-bottom-alt:auto;mso-list:l4 level1 lfo3'><b><span lang=EN-US style='font-size:13.5pt;color:#6600CC'>BD04-24 Veraa Harold ch Jesus mtp-vrs.wav</span></b><span lang=EN-US><o:p></o:p></span></li><li class=MsoNormal style='mso-margin-top-alt:auto;mso-margin-bottom-alt:auto;mso-list:l4 level1 lfo3'><b><span lang=EN-US style='font-size:13.5pt;color:#CC0000'>DD04-13 Lovoko Mamuli leg Laperus2 tnm.wav</span></b><span lang=EN-US><o:p></o:p></span></li><li class=MsoNormal style='mso-margin-top-alt:auto;mso-margin-bottom-alt:auto;mso-list:l4 level1 lfo3'><b><span lang=EN-US style='font-size:13.5pt;color:#006600'>ED10-30 Yaqane Edwad-Bilis conv chamanisme hiw.wav</span></b><span lang=EN-US><o:p></o:p></span></li></ul><blockquote style='margin-top:5.0pt;margin-bottom:5.0pt'><p class=MsoNormal><span lang=EN-US>[NB:  At that time I would use spaces in filenames (I'm not doing this anymore), but this can be easily changed to underscore with some file utility.  Sometimes I even used non-Ascii characters, I confess! ]<o:p></o:p></span></p></blockquote><p class=MsoNormal><span lang=EN-US style='font-size:13.5pt'>These file names would begin with a unique alphanumerical ID, so that the chronological order of recordings would be easily retrieved by automatic sorting.  The other reason for starting a long file name with an id, was that, should some software truncate the filename to the first 8 characters, it would still remain unique.<br>Here is how my (customised) system worked:</span><span lang=EN-US><o:p></o:p></span></p><ul type=disc><li class=MsoNormal style='mso-margin-top-alt:auto;mso-margin-bottom-alt:auto;mso-list:l0 level1 lfo6'><span lang=EN-US style='font-size:13.5pt'>first letter is a code for a whole collection = a single fieldtrip [A for my first fieldtrip, B for my second.... F for my 6th]; </span><span lang=EN-US><o:p></o:p></span></li><li class=MsoNormal style='mso-margin-top-alt:auto;mso-margin-bottom-alt:auto;mso-list:l0 level1 lfo6'><span lang=EN-US style='font-size:13.5pt'>second letter is a code for the support (D for digital audio recording, P for photo, V for video…)</span><span lang=EN-US><o:p></o:p></span></li><li class=MsoNormal style='mso-margin-top-alt:auto;mso-margin-bottom-alt:auto;mso-list:l0 level1 lfo6'><span lang=EN-US style='font-size:13.5pt'>then 2 digits for a subcollection (in the olden days this was the number of a minidisc);  This subcollection ID is also the name of the folder in the folder-tree.</span><span lang=EN-US><o:p></o:p></span></li><li class=MsoNormal style='mso-margin-top-alt:auto;mso-margin-bottom-alt:auto;mso-list:l0 level1 lfo6'><span lang=EN-US style='font-size:13.5pt'>then hyphen plus 2 digits for item in this subcollection (never more than 99)</span><span lang=EN-US><o:p></o:p></span></li></ul><p class=MsoNormal><span lang=EN-US style='font-size:13.5pt'>and then the <i>Homo Sapiens</i>-friendly stuff came in:</span><span lang=EN-US> <o:p></o:p></span></p><ul type=disc><li class=MsoNormal style='mso-margin-top-alt:auto;mso-margin-bottom-alt:auto;mso-list:l1 level1 lfo9'><b><span lang=EN-US style='font-size:13.5pt;color:#6600CC'>location of recording</span></b><span lang=EN-US style='font-size:13.5pt'>, spelled out — usually a village in Vanuatu: e.g. Veraa (=Vera'a, a village in Vanua Lava), Yaqane (a hamlet in Hiw);  or in the Solomons (Lovoko, Vanikoro);<br>   </span><span lang=EN-US><o:p></o:p></span></li><li class=MsoNormal style='mso-margin-top-alt:auto;mso-margin-bottom-alt:auto;mso-list:l1 level1 lfo9'><b><span lang=EN-US style='font-size:13.5pt;color:#6600CC'>name of main speaker</span></b><span lang=EN-US style='font-size:13.5pt'>, spelled out<br>("Harold"; "Mamuli"; "Edwad-Bilis" as this was a conversation between two men);  <br>names also uttered in full in the recording itself.<br>  </span><span lang=EN-US><o:p></o:p></span></li><li class=MsoNormal style='mso-margin-top-alt:auto;mso-margin-bottom-alt:auto;mso-list:l1 level1 lfo9'><b><span lang=EN-US style='font-size:13.5pt;color:#6600CC'>genre of recording</span></b><span lang=EN-US style='font-size:13.5pt'>, using a limited set of abbreviations:  <br>ch= chant (song), ct='conte' (tale), leg='legend', conv='conversation', etc.<br>  </span><span lang=EN-US><o:p></o:p></span></li><li class=MsoNormal style='mso-margin-top-alt:auto;mso-margin-bottom-alt:auto;mso-list:l1 level1 lfo9'><span lang=EN-US style='font-size:13.5pt'>a very <b><span style='color:#6600CC'>short title</span></b>:  <br>"Jesus" (a church song on someone with a name like this); <br>"Laperus2" (the legend of Lapérouse's wreckage — second version by same speaker that day); <br>"chamanisme" (a conversation on shamanism);<br>  </span><span lang=EN-US><o:p></o:p></span></li><li class=MsoNormal style='mso-margin-top-alt:auto;mso-margin-bottom-alt:auto;mso-list:l1 level1 lfo9'><span lang=EN-US style='font-size:13.5pt'>a 3-letter <b><span style='color:#6600CC'>id for the language</span></b> <br>=> Very useful as several languages can be spoken in the same village, and sometimes the very same person would tell me the same story in 2 different languages.  <br>e.g. tnm=Tanema, hiw=Hiw;  <b>mtp-vrs</b>= Mwotlap and Vurës, because this church song was exceptionally mixing the two languages. </span><span lang=EN-US><br>[I'm not using ISO codes because they are opaque, and poorly designed for my area; but the equivalence between the codes I use and ISO codes is made easily accessible in my publications & <a href="http://alex.francois.free.fr/AF-field.htm#Vanuatu" target="_blank">homepage</a> anyway.]<o:p></o:p></span></li></ul><p class=MsoNormal style='margin-bottom:12.0pt'><span lang=EN-US style='font-size:13.5pt'>Admittedly some info is missing, e.g. my own name, or the date:  but the date is usually retrievable from the collection & subcollection, and I always uttered it orally in the recording itself. Maybe one day I should hardcode it in the filename.  <br><br>These (relatively) transparent long names have proven very useful to me as I was working on all these files, whether to transcribe them, compare different versions of similar stories, or whatever.  Because I have 1150 different sound files in my corpus, it proved also convenient to perform automatic search queries on filenames, say, to easily retrieve all recordings with the same storyteller over the years, or to filter all recordings of the same language.  I don't know if I would recommend such a system (maybe not) but at least I found it convenient for myself: the file name says it all. The good thing was also that most of these filenames were easily interpretable to people other than myself, with a minimal amount of abbreviations or codes.  The initial id (BD04-24…) doesn't really need to be interpreted anyway (it's an id), but the village & speaker's names (+title) are explicit, and a simple Txt file can help make sense of language names or genres (and collections).  In parallel I've always used spreadsheet for metadata, with full name of speaker, their age, precise location, date, full name, etc.<br><br>And then a few years ago, I wanted to archive these hundreds of files into our open archive</span><span lang=EN-US> (LACITO's <a href="http://lacito.vjf.cnrs.fr/archivage/presentation_en.htm" target="_blank">Archivage</a>)</span><span lang=EN-US style='font-size:13.5pt'>. <br>When they saw these long file names, our IT people were horrified.  They insisted that they should all be shortened to a simple id, as short as possible, getting rid of all the semantics.  They thought it would be much more convenient, or more elegant perhaps, to handle filenames like "<b><span style='color:#6600CC'>AF03-05-02.wav</span></b>" </span><i><span lang=EN-US>[AF03=my initials + 3rd field trip, etc.]</span></i><span lang=EN-US style='font-size:13.5pt'>, coupled with some metadata file. Fair enough, they were surely right.  (my earlier use of spaces and occasionally non-Ascii was probably at fault, together with the sheer length of each string).<br><br>So I created a copy of my 1150 audio files, and renamed them all (manually) with these elegant numbers, which are now opaque even to myself.  Took me ages (weeks? months?).  In parallel I would fill a metadata sheet for each item, and send it to the IT people for them to encode in Xml/Xsl format onto the server. (I didn't know Xml/Xsl/Php well enough to create the search interface myself.) This was several years ago, and it never became as convenient as I was hoping it would be. In fact a fair part of the metadata is still awaiting to be format-converted & transferred to a new server, which was stopped halfway due to shortage in funding… but this is another story.</span><span lang=EN-US style='font-size:18.0pt'><br></span><span lang=EN-US style='font-size:13.5pt'><br>In the meantime, I now have my whole audio archives (37 Gb) in two versions: exactly the same sound files, but one set has the old filenames, one has the numbers. This is very silly, and was meant to be temporary, yet has lasted for some reason. <br>Finally what happens is, every time I want to quickly retrieve a file from my archives, I basically have the choice between accessing the set of files with the long, transparent names which are visually readable, easily searchable, and instantly clickable  <br>—  OR accessing my metadata spreadsheet, try and identify the string of digits which I'm looking for, write it down, then try and access the recording among hundreds of files, essentially in a non-automatic way.  Now guess which solution I end up choosing.  (*grin*)<br><br>There's probably something I've done wrong (as always) but I'm still wondering what the ideal combination would be.  It seems that different usages (working on one's own files vs long-term archiving…) may warrant different decisions, but of course this is not a good answer to Greg.<br>I am especially trying to identify the best procedure in terms of archiving for the future, and making access easy for other prospective users.<br><br>regards,<br>Alex.</span><span lang=EN-US><o:p></o:p></span></p><div class=MsoNormal align=center style='text-align:center'><span lang=EN-US><hr size=2 width="100%" align=center></span></div><div><div><p class=MsoNormal><span lang=EN-US><br>Margaret Carew wrote: <o:p></o:p></span></p><pre><span lang=EN-US>Useful thread, and I am now looking back at my various drives with one eyebrow raised...<o:p></o:p></span></pre><pre><span lang=EN-US><o:p> </o:p></span></pre><pre><span lang=EN-US>I'm wondering, what is the role of folders in all this?<o:p></o:p></span></pre><pre><span lang=EN-US><o:p> </o:p></span></pre><pre><span lang=EN-US>I have an almost well organised system of audio recordings that is in the main not archived (although carefully backed up!), from various years and places. I have established a folder for each year that has passed since I commenced recording in digital (ie. 2006 2007 etc). Within each of these year folders is a recording session folder with a name that includes the year and month (sometimes day) the place and the event or key topic. Within each of these secondary folders are the recordings that are part of that session, with a date, speaker and other semantic info (eg. 20100209_BP_kurdu_wita.WAV). The metadata files (marked up text files) are stored within each folder, and the name of the folder is entered as a field in the metadata.<o:p></o:p></span></pre><pre><span lang=EN-US><o:p> </o:p></span></pre><pre><span lang=EN-US>Like my erstwhile colleague Greg I'm probably closer to the hodge-podge end of things, doing lots of recordings with students, sometimes in a bit of a random fashion, multi-tasking like crazy, yet trying to keep some order in it. I'm now wondering whether the folder based system is going to be a problem when it comes to archiving - one thing that has popped up is the existence of these lots of folder based metadata files - this might need to be consolidated into one file.<o:p></o:p></span></pre><pre><span lang=EN-US><o:p> </o:p></span></pre><pre><span lang=EN-US>I might also add that I've become fond of using itunes to make playlists of recordings - usually edited ones - and to use as a secondary database (a kind of partial mirror if you like). You can use the file info to point back to the folderised filenames as described. And it's great for making CDs for students of their recordings, to repatriate materials quickly etc. Also good for compiling files that will be used in a resource (eg. a set of clips for a voiceover) Am I committing an archiving crime by using itunes in this way?<o:p></o:p></span></pre><pre><span lang=EN-US><o:p> </o:p></span></pre><pre><span lang=EN-US>Regards<o:p></o:p></span></pre><pre><span lang=EN-US><o:p> </o:p></span></pre><pre><span lang=EN-US>Marg Carew<o:p></o:p></span></pre><pre><span lang=EN-US><o:p> </o:p></span></pre><pre><span lang=EN-US><o:p> </o:p></span></pre><pre><span lang=EN-US>-----Original Message-----<o:p></o:p></span></pre><pre><span lang=EN-US>From: Claire Bowern [<a href="mailto:clairebowern@gmail.com" target="_blank">mailto:clairebowern@gmail.com</a>]<o:p></o:p></span></pre><pre><span lang=EN-US>Sent: Tue 04/05/2010 00:49<o:p></o:p></span></pre><pre><span lang=EN-US>To: David Nathan<o:p></o:p></span></pre><pre><span lang=EN-US>Cc: Resource-Network-Linguistic-Diversity<o:p></o:p></span></pre><pre><span lang=EN-US>Subject: Re: Labelling and metadata<o:p></o:p></span></pre><pre><span lang=EN-US> <o:p></o:p></span></pre><pre><span lang=EN-US>David, that would work at the end of the documentation (in fact I'm<o:p></o:p></span></pre><pre><span lang=EN-US>doing something pretty close to that right now for One Arm Point<o:p></o:p></span></pre><pre><span lang=EN-US>School for Bardi stories) but while working on the collection, doing<o:p></o:p></span></pre><pre><span lang=EN-US>searches, transcribing, etc, I'm constantly using the underlying<o:p></o:p></span></pre><pre><span lang=EN-US>files, and I'm not sure that creating another layer of reference would<o:p></o:p></span></pre><pre><span lang=EN-US>solve the problem. It would be useful for managing collections where<o:p></o:p></span></pre><pre><span lang=EN-US>there are several numbering systems though (e.g. I have tapes that<o:p></o:p></span></pre><pre><span lang=EN-US>have 3 references - the AIATSIS archive tape number, the internal<o:p></o:p></span></pre><pre><span lang=EN-US>collection number, and the number they'd get if I put them in my<o:p></o:p></span></pre><pre><span lang=EN-US>scheme...)<o:p></o:p></span></pre><pre><span lang=EN-US>Claire<o:p></o:p></span></pre><pre><span lang=EN-US><o:p> </o:p></span></pre><pre><span lang=EN-US>On Mon, May 3, 2010 at 6:58 AM, David Nathan <a href="mailto:dn2@soas.ac.uk" target="_blank"><dn2@soas.ac.uk></a> wrote:<o:p></o:p></span></pre><pre><span lang=EN-US>  <o:p></o:p></span></pre><blockquote style='margin-top:5.0pt;margin-bottom:5.0pt'><pre><span lang=EN-US>Dear all<o:p></o:p></span></pre><pre><span lang=EN-US><o:p> </o:p></span></pre><pre><span lang=EN-US>About the filenames, there are some excellent suggestions in this<o:p></o:p></span></pre><pre><span lang=EN-US>thread, but I think that there is a tendency to conflate the function<o:p></o:p></span></pre><pre><span lang=EN-US>of filenames as identifers with the functions that enable retrieval<o:p></o:p></span></pre><pre><span lang=EN-US>and access to resources. This conflation remains invisible only while<o:p></o:p></span></pre><pre><span lang=EN-US>we all keep imagining that documentation materials are merely "data" -<o:p></o:p></span></pre><pre><span lang=EN-US>without some genres, granularities, interface considerations etc. that<o:p></o:p></span></pre><pre><span lang=EN-US>relate to the presentation and usage of the resources. In that sense,<o:p></o:p></span></pre><pre><span lang=EN-US>you might think (even hypothetically) of the interface by which you<o:p></o:p></span></pre><pre><span lang=EN-US>might wish people to access them, and it is probably likely to be some<o:p></o:p></span></pre><pre><span lang=EN-US>kind of link. As those familiar with HTML and related technologies<o:p></o:p></span></pre><pre><span lang=EN-US>know, a link has a target as well as a "display text" (and other<o:p></o:p></span></pre><pre><span lang=EN-US>possible attributes in semantic web formalisms). Translating this back<o:p></o:p></span></pre><pre><span lang=EN-US>to one's local data management, there seems a good case for separating<o:p></o:p></span></pre><pre><span lang=EN-US>out the two functions mentioned above, and thinking about a simple<o:p></o:p></span></pre><pre><span lang=EN-US>linking system (that you can implement easily in spreadsheet pages, or<o:p></o:p></span></pre><pre><span lang=EN-US>HTML), and then the relevant considerations for what you want the<o:p></o:p></span></pre><pre><span lang=EN-US>"display text" to be - for yourself, and, quite possibly differently,<o:p></o:p></span></pre><pre><span lang=EN-US>for other users. This might help resolve out the different issues that<o:p></o:p></span></pre><pre><span lang=EN-US>are most relevant for each function in your contexts.<o:p></o:p></span></pre><pre><span lang=EN-US><o:p> </o:p></span></pre><pre><span lang=EN-US>best wishes<o:p></o:p></span></pre><pre><span lang=EN-US><o:p> </o:p></span></pre><pre><span lang=EN-US>David<o:p></o:p></span></pre><pre><span lang=EN-US><o:p> </o:p></span></pre><pre><span lang=EN-US>At 18:11 03/05/2010, you wrote:<o:p></o:p></span></pre><pre><span lang=EN-US>    <o:p></o:p></span></pre><blockquote style='margin-top:5.0pt;margin-bottom:5.0pt'><pre><span lang=EN-US>If you are going to include semantics in the file names can I make a plea that your labels are a little more transparent -- why not use:<o:p></o:p></span></pre><pre><span lang=EN-US><o:p> </o:p></span></pre><pre><span lang=EN-US>fm_2009_session10_audio.wav<o:p></o:p></span></pre><pre><span lang=EN-US>fm_2009_session10_video.wav<o:p></o:p></span></pre><pre><span lang=EN-US><o:p> </o:p></span></pre><pre><span lang=EN-US>rather than FM09_v10A ?? v could stand for "version" or "volume" or who knows what else, and, as for "A", well that's anyone's guess. Also, if the "09" is a year then write it as >2009 (one might even argue for "felicity" or "meakins" rather than "FM"). I recommend separators like _ as well, as Bill Poser did in his contribution to this discussion. Note also, >that if you have more than 99 video sessions you'll need the label to be:<o:p></o:p></span></pre><pre><span lang=EN-US><o:p> </o:p></span></pre><pre><span lang=EN-US>fm_2009_session010_audio.wav<o:p></o:p></span></pre><pre><span lang=EN-US><o:p> </o:p></span></pre><pre><span lang=EN-US>I think there are good reasons for being a little more explicit in file names if you want to put in some (useful) semantics like this -- after all YOU know what "FM" "09" "v" "A" mean >but who else could guess? Compare that with:<o:p></o:p></span></pre><pre><span lang=EN-US><o:p> </o:p></span></pre><pre><span lang=EN-US>felicity_2009_session10_video.wav<o:p></o:p></span></pre><pre><span lang=EN-US><o:p> </o:p></span></pre><pre><span lang=EN-US>Best,<o:p></o:p></span></pre><pre><span lang=EN-US>Peter<o:p></o:p></span></pre><pre><span lang=EN-US>      <o:p></o:p></span></pre></blockquote><pre><span lang=EN-US>On 3 May 2010 18:19, Felicity Meakins <a href="mailto:f.meakins@uq.edu.au" target="_blank"><f.meakins@uq.edu.au></a> wrote:<o:p></o:p></span></pre><pre><span lang=EN-US>This is a good point, particularly if you use two recorders (e.g. audio<o:p></o:p></span></pre><pre><span lang=EN-US>recorded plus video camera) to record the same session. I use 'v' and 'a' to<o:p></o:p></span></pre><pre><span lang=EN-US>distinguish these. In this respect, it is the recording _session_ that's<o:p></o:p></span></pre><pre><span lang=EN-US>primary, not the actual recording.<o:p></o:p></span></pre><pre><span lang=EN-US><o:p> </o:p></span></pre><pre><span lang=EN-US>FM09_v10A<o:p></o:p></span></pre><pre><span lang=EN-US><o:p> </o:p></span></pre><pre><span lang=EN-US>FM=me<o:p></o:p></span></pre><pre><span lang=EN-US>09=year (full date is in metadata)<o:p></o:p></span></pre><pre><span lang=EN-US>v=video<o:p></o:p></span></pre><pre><span lang=EN-US>10=recording session<o:p></o:p></span></pre><pre><span lang=EN-US>A=part of recording session<o:p></o:p></span></pre><pre><span lang=EN-US><o:p> </o:p></span></pre><pre><span lang=EN-US>e.g. recording session may have taken place at X place but over two hours we<o:p></o:p></span></pre><pre><span lang=EN-US>recorded 3 stories A, B, C.<o:p></o:p></span></pre><pre><span lang=EN-US><o:p> </o:p></span></pre><pre><span lang=EN-US><o:p> </o:p></span></pre><pre><span lang=EN-US>On 3/5/10 6:13 PM, "Joe Blythe" <a href="mailto:blythe.joe@gmail.com" target="_blank"><blythe.joe@gmail.com></a> wrote:<o:p></o:p></span></pre><pre><span lang=EN-US><o:p> </o:p></span></pre><pre><span lang=EN-US>    <o:p></o:p></span></pre><blockquote style='margin-top:5.0pt;margin-bottom:5.0pt'><pre><span lang=EN-US>The only two cents worth I'd like to add to this discussion is that I had to<o:p></o:p></span></pre><pre><span lang=EN-US>modify my numbering numbering system to indicate whether the original<o:p></o:p></span></pre><pre><span lang=EN-US>recording was made with a video or dedicated audio recorder. I only mark the<o:p></o:p></span></pre><pre><span lang=EN-US>video ones as "vid".<o:p></o:p></span></pre><pre><span lang=EN-US><o:p> </o:p></span></pre><pre><span lang=EN-US>Thus video files might be<o:p></o:p></span></pre><pre><span lang=EN-US>20100503JBvid01.mov<o:p></o:p></span></pre><pre><span lang=EN-US><o:p> </o:p></span></pre><pre><span lang=EN-US>Because you sometimes need to extract audio files from video files the video<o:p></o:p></span></pre><pre><span lang=EN-US>file, such an extracted audio file would be<o:p></o:p></span></pre><pre><span lang=EN-US>20100503JBvid01.wav<o:p></o:p></span></pre><pre><span lang=EN-US><o:p> </o:p></span></pre><pre><span lang=EN-US>This ensures that any files recorded on the same date from a dedicated audio<o:p></o:p></span></pre><pre><span lang=EN-US>recorder (e.g., 20100503JBv01.wav) don't end up with the same file name.<o:p></o:p></span></pre><pre><span lang=EN-US><o:p> </o:p></span></pre><pre><span lang=EN-US>Joe<o:p></o:p></span></pre></blockquote><pre><span lang=EN-US>--<o:p></o:p></span></pre><pre><span lang=EN-US>Prof Peter K. Austin<o:p></o:p></span></pre><pre><span lang=EN-US>Marit Rausing Chair in Field Linguistics<o:p></o:p></span></pre><pre><span lang=EN-US>Department of Linguistics, SOAS<o:p></o:p></span></pre><pre><span lang=EN-US>Thornhaugh Street, Russell Square<o:p></o:p></span></pre><pre><span lang=EN-US>London WC1H 0XG<o:p></o:p></span></pre><pre><span lang=EN-US>United Kingdom<o:p></o:p></span></pre><pre><span lang=EN-US><o:p> </o:p></span></pre><pre><span lang=EN-US>web: <a href="http://www.hrelp.org/aboutus/staff/index.php?cd=pa" target="_blank">http://www.hrelp.org/aboutus/staff/index.php?cd=pa</a><o:p></o:p></span></pre><pre><span lang=EN-US>-------------<o:p></o:p></span></pre><pre><span lang=EN-US>David Nathan<o:p></o:p></span></pre><pre><span lang=EN-US>Endangered Languages Archive<o:p></o:p></span></pre><pre><span lang=EN-US>SOAS<o:p></o:p></span></pre><pre><span lang=EN-US>-------------<o:p></o:p></span></pre></blockquote></div></div><div class=MsoNormal align=center style='text-align:center'><span lang=EN-US><hr size=2 width="100%" align=center></span></div><pre><span lang=EN-US>Dr Alex FRANÇOIS<o:p></o:p></span></pre><pre><span lang=EN-US><o:p> </o:p></span></pre><pre><span lang=EN-US>LACITO - CNRS, France<o:p></o:p></span></pre><pre><span lang=EN-US><o:p> </o:p></span></pre><pre><span lang=EN-US>2009-2011:  Visiting Fellow<o:p></o:p></span></pre><pre><span lang=EN-US>        Dept of Linguistics<o:p></o:p></span></pre><pre><span lang=EN-US>        School of Culture, History and Language<o:p></o:p></span></pre><pre><span lang=EN-US>        Australian National University<o:p></o:p></span></pre><pre><span lang=EN-US>        ACT 0200, Australia<o:p></o:p></span></pre><pre><span lang=EN-US><o:p> </o:p></span></pre><pre><span lang=EN-US>        <a href="http://alex.francois.free.fr" target="_blank">http://alex.francois.free.fr</a><o:p></o:p></span></pre><p class=MsoNormal><span lang=EN-US><o:p> </o:p></span></p></div></div><p class=MsoNormal><span lang=EN-US><br><br clear=all><br>-- <br>Prof Peter K. Austin<br>Marit Rausing Chair in Field Linguistics<br>Department of Linguistics, SOAS<br>Thornhaugh Street, Russell Square<br>London WC1H 0XG<br>United Kingdom<br><br>web: <a href="http://www.hrelp.org/aboutus/staff/index.php?cd=pa">http://www.hrelp.org/aboutus/staff/index.php?cd=pa</a><o:p></o:p></span></p></div></div></body></html>